iA


Getting Things Done!

by Matthijs. Average Reading Time: about 4 minutes.

gtd_header.jpg
Takenlijstjes zijn vervelend. De huidige To Do list wordt te groot. Kleine dingen worden vergeten omdat je ze niet op je lijst zet en dingen die je van andere mensen moet krijgen zet je er ook niet op. Daarom een nieuwe manier van werken, Getting Things Done!

Aangezien Frank op FrankWatching er al een heel artikel over heeft geschreven, ga ik schaamteloos even belangrijke delen copy pasten (copy pasten, zou dat ook een Lifehack tool zijn…?)

GTD staat voor een systeem van vijf fundamentele principes die je op allerlei manieren kunt invullen. Het is ontwikkeld door David Allen, die er ook een boek over heeft geschreven. David is ook online een soort productivity-guru geworden en zijn aanhangers lijken als een cult zich online te verspreiden. De niche van weblogs die schrijven over persoonlijke productiviteit en lifehacking is steving aan het groeien. Lifehacker.com, een van de grootste online kennisbanken over het onderwerp, is een van de 10 meest bezochte blogs volgens Technorati. Ook CNN en Times Magazine besteden ook aandacht aan GTD.

gtd.gif

De 5 principes in vogelvlucht:

collect.jpg
Collect (Verzamel)

Allereerst verzamel je al je openstaande projecten en acties uit je hoofd en in een objectief systeem. Een simpele plastic Inbox werkt hier al voor. Ga aan tafel zitten, pak een stapel papier en een pen en alles wat je te binnen schiet wat je nog moet doen of wat in je hoofd zit, schrijfje op. “nieuw emailsysteem installeren”, “functioneringsgesprek houden”, “kattevoer kopen”. Schrijf alles op. Kijk je agenda na, bekijk je inbox in je emailprogramma, heb je nog ergens in huis ongeopende enveloppen liggen? Zorg dat het allemaal bij elkaar komt, verzamel al je open einden. Elke gedachte op een eigen vel. Let op dat je niet de aandrang krijgt om de ideeen ook meteen uit te voeren. Je bent alleen nog maar aan het verzamelen.

process.jpg
Process (Verwerken)
Nu ga je al die gedachten verwerken. Hiervoor pak je het bovenste vel uit je Inbox en je stelt jezelf de volgende vragen

“Wat is het?” en “Is er een fysieke actie aan deze data verbonden?”

De eerste vraag geeft je inzicht wat je nu eigenlijk in je handen hebt. Denk er echt over na. Denk niet “euhm…weet ik niet” maar probeer voor jezelf na te gaan wat het betekent wat je hebt opgeschreven. Maak een beslissing. Zolang je geen beslissing maakt zul je het blijven uitstellen en blijft dat stukje data rondhangen en gebeurt er niets. Bij de vraag “is er een actie verbonden” zijn er twee antwoorden mogelijk. Ja en Nee. Vraag jezelf af: Is er iets wat ik moet doen met deze data? Op basis van je antwoord gaan we naar de volgende stap, het organiseren van je data.

organize.jpg
Organize (Organiseren)
Als er geen fysieke actie aan je data is verbonden, dan zijn er drie mogelijkheden. Je gooit het weg (Delete), je bewaart het als referentiemateriaal (Reference) of het is data waar je nu nog niets mee wilt doen, maar misschien later wel eens (Someday/Maybe).

Als er wel een fysieke actie aan je data is verbonden, dan zijn er wederom een aantal mogelijkheden. Of je doet de actie direct, of je delegeert hem naar iemand anders en maakt er een notitie van op je “Wachten op…” lijst. Of je doet de actie zelf op een vooraf bepaald moment (zet het in je kalender) of als je de mogelijkheid hebt (Op je Next Actions lijst)

Als je je acties op die manier organiseert zul je zien dat je een aantal lijstjes hebt. Lijstjes met acties. Dit zijn geen to do lijsten, maar lijsten met objectieve, direct te implementeren acties.

review.jpg
Review (Nakijken)
Een van de grootste valkuilen in het verhogen van je productiviteit is na het verzamelen, verwerken en organiseren van je openstaande items ze niet periodiek nakijken. In GTD gaan we uit van een objectief systeem wat je kunt vertrouwen. Om dat vertrouwen te hebben is het belangrijk dat je systeem up to date is en compleet is. Daarom is de Review fase van belang. Eens per week bekijk je je acties, je afspraken en loop je alle punten na. Ook gebruik je deze tijd om nieuwe ideeën te verzamelen en te beoordelen. Zorg dat je systeem compleet en schoon is. Geen losse eindjes, geen projecten die eigenlijk al zijn afgerond. Pas dan zul je het systeem ook gaan vertrouwen.

do.jpg
Do (Doen)
De laatste fase is de fase waarin je werkelijk aan de slag gaat. Het grote voordeel is dat je niet meer echt hoeft na te denken over wat je moet doen, je werkt de lijstjes af die je in de Organize-fase hebt gemaakt. Ben je in de buurt van een telefoon, pak je “telefoon”-lijst er bij en begin te bellen. Zit je tussen twee vergaderingen en heb je even 10 minuten over? Pak iets uit je “Read/Review” lijst en neem het door. Als je toch nog merkt dat je moet nadenken over wat je moet doen, dan is er waarschijnlijk in je process of organize fase iets tussendoor geglipt.

Bij het artikel van FrankWatching worden enkele voorbeelden genoemt van GTD managers.
Voor Mac is er iGTD. Bram vertelde me dat hij iGTD al een tijdje gebruikt en dat het zeer doeltreffend is.
Helaas heb ik zelf geen Mac en gebruik ik een webbased versie van de GTD to do list; Vitalist.

Vitalist werkt prima, maar er zitten nog enkele haken en ogen aan. Op de blog van Vitalist lees ik dat er spoedig dingen zullen veranderen. Zelf ook al een mailtje gestuurd naar Vitalist met mijn c&c. Ik ben benieuwd :)

6 comments on ‘Getting Things Done!’
  1. Hallo Matthijs,
    dank voor de link naar mijn artikel op Frankwatching.com. Erg leuk dat je ook met GTD bezig bent. Wil je meer er over lezen, check gerust mijn eigen blog op whatsthenextaction.com
    Erg mooie headers trouwens! Mijn complimenten

  2. Michiel says:

    Ik ga iGTD een week testen Matthijs! ik heb het net geinstalleerd… ben heel benieuwd.
    tot nu toe gebruikte ik een whiteboard, mijn iCal, een word document en sticky notes door elkaar … ik hoop dat dit progje wat structuur kan aanbrengen.

  3. Matthijs says:

    Bedankt voor je reactie Frank! (en Michiel natuurlijk ook :))
    Je blog over GTD staat ondertussen in m’n RSS reader, zal em in de gaten houden.

  4. […] had er eerder al eens iets van gelezen bij Matthijs en op verschillende andere sites, Getting Things Done (GTD). Naar aanleiding hiervan had ik al eens […]

  5. […] actief is in de new media scene & voorstander is van GTD. Ooit reageerde hij eens op m’n blog, toen ik linkte naar een artikel van hem. Ik wist dus wat hij deed op werkgebied. Maar hoe heb ik […]

  6. GTD College says:

    […] links bij dit college: Blogpost over GTD Blogpost over Vitalist What’s The Next Action . com MeerEffect.nl Tools: Mac: iGTD Windows: […]

Leave a Reply