iA


Duidelijke e-mail communicatie

by Matthijs. Average Reading Time: about a minute.

todo.jpg

Email kan best voor verwarring zorgen. Communiceren gaat vaak wat minder makkelijk en mensen maken niet duidelijk wat ze nou precies willen. Althans, zo ervaar ik het vaak. Ik krijg dan een mailtje en vraag me dan af of ik er nog actie bij moet ondernemen, of dat de tegenpartij nog iets gaat doen. Een betere wereld begint bij jezelf en daarom bedacht ik het volgende systeem.

Hoe het werkt:
Communicatie draait om actie en informatie. Of je voorziet iemand van informatie of je verwacht een handeling van de tegenpartij. Uitgaand van dit gegeven binnen email communicatie heb ik de volgende 2 pagina’s geschreven: de Waiting-for en de Actie pagina.

In deze twee pagina’s maak ik duidelijk wat mijn bedoeling bij de email was. Verwacht ik een actie van de tegenpartij, dan voeg ik de volgende tekst na mijn handtekening onderaan in de email: “Je staat op mijn waiting-for lijst. www.mroumen.com/waiting-for/

Heb ik er zelf een actie van gemaakt? Dan benadruk ik dat door de volgende zin toe te voegen: “Deze email bevat voor mij een actie. www.mroumen.com/actie/

Op deze manier weet de tegenpartij precies wat ik verwacht. Duidelijke informatie voorkomt verwarring.

Maar wacht, er is meer!
Doordat ik consistent aan deze acties deze teksten toevoeg kan ik ook heel makkelijk deze mailtjes organiseren. Met Gmail kan je namelijk niet alleen je inkomende emails filteren, maar ook je uitgaande email. Alle items waar voor mij nog een actie aan hangt heb ik zo dus ook overzichtelijk in mijn Gmail. Natuurlijk prop ik ze ook in Things, maar op deze manier is de bron ook makkelijk terug te vinden. Handig!

Ik ben benieuwd wat de reacties van de mailtjes zullen zijn. Wat vinden jullie ervan?

Ik ga niet alle credits op strijken, het idee volgt een beetje door een link die Taco Oosterkamp wel eens aan zijn emails toevoegt. Op waiting-for.com maakt hij niet alleen duidelijk hoe hij zijn systeem in Outlook indeelt, maar ook dat hij iets van je moet. Das handig!

5 comments on ‘Duidelijke e-mail communicatie’
  1. Dat is is inderdaad een nette oplossing. Ik heb bij mensen wel het onderschift [waiting-for] gezien. Omdat ik weet wat GTD is, herkende ik het, maar mensen die het principe niet snappen, zullen het niet snappen. Op deze manier geef je een nette uitleg aan die groep mensen.

  2. Erwin says:

    de links onderaan die sites zijn niet goed: ‘Bezoek ookmijn weblog of mijn Twitter pagina!’

  3. Matthijs says:

    Ah! Goeie, aangepast Ed. :-)

  4. Bas Bakker says:

    Ik begrijp het principe, maar niet de logica. Je stuurt een e-mail met daarin een actie voor jou of voor de ander. Dat je dit met Gmail kan terugvinden, prima, maar is het niet de bedoeling dat je GTD uitvoert zonder deze techniek? Het komt voor mij over of je niet, je acties (of acties voor anderen) noteert, voor en nadat je de e-mail verstuurt.

    In andere woorden, ik snap het doel niet.

  5. Matthijs says:

    @Bas: De item staat al genoteerd. Deze vermelding zorgt er met name voor dat de andere partij weet wat ik van hem verwacht. Verwacht ik van hem een actie of vertel ik dat ik een actie zal uitvoeren.

    Dat ik het in Gmail label is een beetje dubbelop. Natuurlijk staat het ook al in mijn Things genoteerd, maar zo heb ik een extra slag om de arm. De email is namelijk overal te benaderen, ook mobiel, en archiveerfunctie in Gmail is makkelijk in te stellen.

Leave a Reply