Even terug naar de basis. Hoe zat dat ook alweer met GTD? De sleutel was om alles op te schrijven wat je moet doen en waar je aan denkt + het indelen van dit soort dingen in contexten en koppelen aan projecten. Snap je niet helemaal wat ik in de zin hiervoor bedoelde? Geen probleem, zo ver zal ik er in deze post niet op ingaan, want …

Bij de simpele to-do list in GTD stijl skip ik de projecten. Zelf de context is niet zo heel erg belangrijk. Mijn main focus ligt nu op Turkije. Vrijwel iedereen waar ik anders taken van zou ontvangen weet dat ik nu in Turkije zit en voor hen gezien sta ik ongeveer op vakantie-stand. In dit geval heb ik dus feiteijk maar 1 project, Turkije.

Overdag blijf ik natuurlijk wel collecten; dat wil zeggen, ik schrijf de dingen op die ik moet doen of waar ik nog op wacht. In deze to-do list maak je 3 verschillende lijsten, te weten;

• Acties
• Wachten op
• Ooit / Misschien

Hiermee heb je gelijk de basis van GTD ongeveer wel te pakken.

Acties:
Wat zijn de dingen die je nog moet doen? In mijn voorbeeld:

• Fiets regelen, Buddy Serkan meevragen de stad in voor fiets
• Huisvesting regelen, appartement van Sabri bekijken
• Pasfoto’s laten maken, vraag Ismail voor hulp

Noteer de acties op de juiste manier, probeer er altijd achter te komen wat de volgende acties is, zoals heel erg duidelijk is beschreven in deze post op whatsthenextaction.com.

Wachten op:
Waar wacht je nog op? mensen die jou nog informatie moeten geven. In mijn voorbeeld:

• Studentenpas van Nezih, Woensdag 26 september
• Info Scubadiven, Nezih

Ooit / Misschien:
Wat zijn de dingen die je ooit of misschien nog wil gaan doen? In Turkije zijn nog zo ontzettend veel dingen die ik nog wel wil doen, maar waar ik nog geen datum aan heb verbonden. Ook hoor ik hier van veel mensen dat ik dit of dat persé nog moet bekijken. Op het moment dat we trips gaan inplannen kan ik mooi deze lijst erbij pakken en het zo goed combineren. Voorbeelden zijn:

• Duiken
• Naar Istanbul
• Snowboarden in Bursa
• Berggebied rond Eskisehir bekijken
• Breakfast place met Nezih

Conclusie

Blijf je dingen op schrijven, ook op vakantie! Zorg dat je altijd pen en papier bij de hand hebt om kleine dingen te noteren die je anders zou vergeten. Ook tijdens vakantie is een kleine to-do list meer dan gemakkelijk om je dingen toch nog een beetje georganiseerd te houden. Voeg hier een snufje GTD aan toe en je zal merken dat je op vakantie minder zorgen hebt omdat je geen dingen vergeet en de dingen die je wil doen ook echt doet!

De links bij dit college:
Blogpost over GTD
Blogpost over Vitalist
What’s The Next Action . com
MeerEffect.nl

Tools:
Mac: iGTD
Windows: Outlook Plugin
Web: Vitalist

De benodigdheden: paperblank book, memoblaadjes en plakband;

Uitleg volgt nog ;)

De textuele uitleg bij bovenstaand schema;
Je hebt een willekeurig item, op het moment dat je er een actie aan kan koppelen (je kan er iets fysieks mee) gaat het naar acties. Anders wordt het item verplaatst naar someday. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld de deadline van een project of een losse afspraak die je ooit eens maakt (Remko vertelde me dat hij sinds kort squashed. We zouden nog een keer een potje gaan squashen, wanneer nog niet helemaal duidelijk. Perfect voorbeeld van een item wat op je someday lijst kan komen te staan.)

Ok, je item is wel uitvoerbaar. Ga je het zelf doen of besteed je het uit? Ik wacht bijvoorbeeld nog op Silvia, begeleider studie buitenland, op de adressen van de Turkse studenten die nu aan de NHL studeren. Het is een actie die ik niet zelf uitvoer, maar wel graag gedaan wil zien. Gaat op het lijstje waiting.

Hoeveel tijd heb je voor je actie nodig? Een klein telefoontje, het kopiëren van een document, het printen van een offerte, allemaal bijzaken die tussendoor kunnen. Kan op het lijstje ticklers.

Is het projectwaardig? Toevoegen aan een bestaand project. Geen project, nieuw project aanmaken.

Iets wat ik wel mis bij Vitalist, is de aanwezigheid van context. Je kan er wel op filteren en de functie zit er wel in, maar is nog niet zo zeer aanwezig. Graag zou ik een overzicht hebben van verschillende plekken waar ik werk en waar ik verschillende taken heb, om nog net iets meer overzicht te scheppen. Heb de makers ook al gemailt met het verzoek, ik ben benieuwd :)

Aangezien Frank op FrankWatching er al een heel artikel over heeft geschreven, ga ik schaamteloos even belangrijke delen copy pasten (copy pasten, zou dat ook een Lifehack tool zijn…?)

GTD staat voor een systeem van vijf fundamentele principes die je op allerlei manieren kunt invullen. Het is ontwikkeld door David Allen, die er ook een boek over heeft geschreven. David is ook online een soort productivity-guru geworden en zijn aanhangers lijken als een cult zich online te verspreiden. De niche van weblogs die schrijven over persoonlijke productiviteit en lifehacking is steving aan het groeien. Lifehacker.com, een van de grootste online kennisbanken over het onderwerp, is een van de 10 meest bezochte blogs volgens Technorati. Ook CNN en Times Magazine besteden ook aandacht aan GTD.

De 5 principes in vogelvlucht:

Collect (Verzamel)
Allereerst verzamel je al je openstaande projecten en acties uit je hoofd en in een objectief systeem. Een simpele plastic Inbox werkt hier al voor. Ga aan tafel zitten, pak een stapel papier en een pen en alles wat je te binnen schiet wat je nog moet doen of wat in je hoofd zit, schrijfje op. “nieuw emailsysteem installeren”, “functioneringsgesprek houden”, “kattevoer kopen”. Schrijf alles op. Kijk je agenda na, bekijk je inbox in je emailprogramma, heb je nog ergens in huis ongeopende enveloppen liggen? Zorg dat het allemaal bij elkaar komt, verzamel al je open einden. Elke gedachte op een eigen vel. Let op dat je niet de aandrang krijgt om de ideeen ook meteen uit te voeren. Je bent alleen nog maar aan het verzamelen.

Process (Verwerken)
Nu ga je al die gedachten verwerken. Hiervoor pak je het bovenste vel uit je Inbox en je stelt jezelf de volgende vragen

“Wat is het?” en “Is er een fysieke actie aan deze data verbonden?”

De eerste vraag geeft je inzicht wat je nu eigenlijk in je handen hebt. Denk er echt over na. Denk niet “euhm…weet ik niet” maar probeer voor jezelf na te gaan wat het betekent wat je hebt opgeschreven. Maak een beslissing. Zolang je geen beslissing maakt zul je het blijven uitstellen en blijft dat stukje data rondhangen en gebeurt er niets. Bij de vraag “is er een actie verbonden” zijn er twee antwoorden mogelijk. Ja en Nee. Vraag jezelf af: Is er iets wat ik moet doen met deze data? Op basis van je antwoord gaan we naar de volgende stap, het organiseren van je data.

Organize (Organiseren)
Als er geen fysieke actie aan je data is verbonden, dan zijn er drie mogelijkheden. Je gooit het weg (Delete), je bewaart het als referentiemateriaal (Reference) of het is data waar je nu nog niets mee wilt doen, maar misschien later wel eens (Someday/Maybe).

Als er wel een fysieke actie aan je data is verbonden, dan zijn er wederom een aantal mogelijkheden. Of je doet de actie direct, of je delegeert hem naar iemand anders en maakt er een notitie van op je “Wachten op…” lijst. Of je doet de actie zelf op een vooraf bepaald moment (zet het in je kalender) of als je de mogelijkheid hebt (Op je Next Actions lijst)

Als je je acties op die manier organiseert zul je zien dat je een aantal lijstjes hebt. Lijstjes met acties. Dit zijn geen to do lijsten, maar lijsten met objectieve, direct te implementeren acties.

Review (Nakijken)
Een van de grootste valkuilen in het verhogen van je productiviteit is na het verzamelen, verwerken en organiseren van je openstaande items ze niet periodiek nakijken. In GTD gaan we uit van een objectief systeem wat je kunt vertrouwen. Om dat vertrouwen te hebben is het belangrijk dat je systeem up to date is en compleet is. Daarom is de Review fase van belang. Eens per week bekijk je je acties, je afspraken en loop je alle punten na. Ook gebruik je deze tijd om nieuwe ideeën te verzamelen en te beoordelen. Zorg dat je systeem compleet en schoon is. Geen losse eindjes, geen projecten die eigenlijk al zijn afgerond. Pas dan zul je het systeem ook gaan vertrouwen.

Do (Doen)
De laatste fase is de fase waarin je werkelijk aan de slag gaat. Het grote voordeel is dat je niet meer echt hoeft na te denken over wat je moet doen, je werkt de lijstjes af die je in de Organize-fase hebt gemaakt. Ben je in de buurt van een telefoon, pak je “telefoon”-lijst er bij en begin te bellen. Zit je tussen twee vergaderingen en heb je even 10 minuten over? Pak iets uit je “Read/Review” lijst en neem het door. Als je toch nog merkt dat je moet nadenken over wat je moet doen, dan is er waarschijnlijk in je process of organize fase iets tussendoor geglipt.

Bij het artikel van FrankWatching worden enkele voorbeelden genoemt van GTD managers.
Voor Mac is er iGTD. Bram vertelde me dat hij iGTD al een tijdje gebruikt en dat het zeer doeltreffend is.
Helaas heb ik zelf geen Mac en gebruik ik een webbased versie van de GTD to do list; Vitalist.

Vitalist werkt prima, maar er zitten nog enkele haken en ogen aan. Op de blog van Vitalist lees ik dat er spoedig dingen zullen veranderen. Zelf ook al een mailtje gestuurd naar Vitalist met mijn c&c. Ik ben benieuwd :)