Even terug naar de basis. Hoe zat dat ook alweer met GTD? De sleutel was om alles op te schrijven wat je moet doen en waar je aan denkt + het indelen van dit soort dingen in contexten en koppelen aan projecten. Snap je niet helemaal wat ik in de zin hiervoor bedoelde? Geen probleem, zo ver zal ik er in deze post niet op ingaan, want …

Bij de simpele to-do list in GTD stijl skip ik de projecten. Zelf de context is niet zo heel erg belangrijk. Mijn main focus ligt nu op Turkije. Vrijwel iedereen waar ik anders taken van zou ontvangen weet dat ik nu in Turkije zit en voor hen gezien sta ik ongeveer op vakantie-stand. In dit geval heb ik dus feiteijk maar 1 project, Turkije.

Overdag blijf ik natuurlijk wel collecten; dat wil zeggen, ik schrijf de dingen op die ik moet doen of waar ik nog op wacht. In deze to-do list maak je 3 verschillende lijsten, te weten;

• Acties
• Wachten op
• Ooit / Misschien

Hiermee heb je gelijk de basis van GTD ongeveer wel te pakken.

Acties:
Wat zijn de dingen die je nog moet doen? In mijn voorbeeld:

• Fiets regelen, Buddy Serkan meevragen de stad in voor fiets
• Huisvesting regelen, appartement van Sabri bekijken
• Pasfoto’s laten maken, vraag Ismail voor hulp

Noteer de acties op de juiste manier, probeer er altijd achter te komen wat de volgende acties is, zoals heel erg duidelijk is beschreven in deze post op whatsthenextaction.com.

Wachten op:
Waar wacht je nog op? mensen die jou nog informatie moeten geven. In mijn voorbeeld:

• Studentenpas van Nezih, Woensdag 26 september
• Info Scubadiven, Nezih

Ooit / Misschien:
Wat zijn de dingen die je ooit of misschien nog wil gaan doen? In Turkije zijn nog zo ontzettend veel dingen die ik nog wel wil doen, maar waar ik nog geen datum aan heb verbonden. Ook hoor ik hier van veel mensen dat ik dit of dat persé nog moet bekijken. Op het moment dat we trips gaan inplannen kan ik mooi deze lijst erbij pakken en het zo goed combineren. Voorbeelden zijn:

• Duiken
• Naar Istanbul
• Snowboarden in Bursa
• Berggebied rond Eskisehir bekijken
• Breakfast place met Nezih

Conclusie

Blijf je dingen op schrijven, ook op vakantie! Zorg dat je altijd pen en papier bij de hand hebt om kleine dingen te noteren die je anders zou vergeten. Ook tijdens vakantie is een kleine to-do list meer dan gemakkelijk om je dingen toch nog een beetje georganiseerd te houden. Voeg hier een snufje GTD aan toe en je zal merken dat je op vakantie minder zorgen hebt omdat je geen dingen vergeet en de dingen die je wil doen ook echt doet!

Nou ga ik niet vertellen over speedreading. Allereerst is dit relatief moeilijk om aan te leren. Wel zal ik een aantal praktische tips geven die het makkelijker maken om een boek sneller te lezen.

1. Wat is je verwachting?

Bekijk het boek even rustig. Wat is je verwachting bij het boek? Wat denk je dat het boek je gaat leren?

2. Index doorlezen

Dit klinkt als een enorme inkopper, maar wordt vaak niet gedaan. Pak het boek en lees allereerst rustig de index door. Bekijk de hoofdstuk indeling. Voldoet het aan je verwachting?

3. Boek doorscannen

Blader rustig het boek door. Bekijk rustig de afbeeldingen, de quotes, de paragraafkopjes en de tekst in het algemeen.

De eerste 3 acties zijn om rustig een beeld te vormen van het boek. Probeer te ontdekken wat voor structuur erin zit, wat het boek je gaat vertellen en welke informatie je er concreet uit kan halen. Heb je nog geen helder beeld van het boek, herhaal dan de vorige stappen. Neem hier de tijd voor, de 2 minuten die je hier extra aan besteed werken in je voordeel, onnodig terugbladeren is straks niet meer nodig :)

4. Arceren!

Niet aan te raden bij een geleend boek ;) Maarrr! Arceer belangrijke quotes! Laat continu je arceerstift met de tekst mee gaan. Gebruik de arceerstift als pointer. Kom je een belangrijke quote tegen? Arceren! Goede informatie? Arceren! Het arceren van de tekst zorgt ervoor dat je het nog een keer goed tot je door laat dringen, is de tekst wel waardig om gearceerd te worden? En gearceerde stukjes zijn makkelijk terug te lezen.

5. Gebruik mini note it’s!

Het kleine broertje van de gele note it’s, de mini note it’s! Klein handig formaat. Zelf gebruik ik 2 kleuren note it’s. 1 om aan te geven dat er een actie gekoppeld is aan het stuk waar de note it op ligt (ze blijven plakken, handig!) en de andere kleur om de pagina aan te geven waar ik ben gebleven. Het eerste is serieus heel handig! Ik lees nu bijvoorbeeld het boek Getting Things Done, acties die ik nog moet uitvoeren aan de hand van dit boek (Voornamelijk het verbeteren van mijn huidige GTD systeem) markeer ik met blauwe note its. Ben ik klaar met lezen, schrijf ik de acties nog eens rustig over in mijn GTD systeem. Zo wordt ik tijdens het lezen niet afgeleid door mijn GTD boek en hoef ik alleen even een note it te plakken.

6. Bepaal tot welke bladzijde je gaat lezen

Maak van te voren een inschatting hoeveel tijd je gaat nemen om een stukje te lezen. Maak daarna een inschatting naar hoeveel bladzijde je die tijd kan vertalen. Met een beetje geluk is het per hoofdstuk, paragraaf of onderdeel wel af te ronden. Plak hier de 2de kleur note it. Zorg er ook echt voor dat je tot deze bladzijde gaat lezen. Probeer niet voor deze bladzijde op te geven, nog een stukje doorlezen mag natuurlijk altijd ;)

7. Samenvatting per hoofdstuk

Maak per hoofdstuk een kleine samenvatting. Maak hiervan gebruik van de gearceerde stukken. Als het goed is hoef je alleen maar even de gearceerde items door te nemen en weet je al weer precies waar het hoofdstuk over ging. Maak nu een beknopte samenvatting. Lees deze door nadat je een samenvatting hebt gemaakt van het volgende hoofdstuk en probeer zo de verbanden te leggen.

Een aantal van deze tips staat uitgebreider beschreven in het boek Gebruik je hersens, van Jan Willem van den Brandhof. Goed boek, geleend van Bram :)

Productiviteit, dat vind ik cool! Ik kom vaak genoeg artikeltjes tegen waarin wordt beschreven hoe het NET iets productiever kan. Deze deel ik natuurlijk graag met jullie ;) Bij deze, vroeger opstaan! Hoe zorg je dat je, als je geen vroege afspraken hebt, toch op tijd je nest uitkomt?

1. Zorg voor een goede reden om op te staan.
Poeh, een hele goede voor mij. Ik merk te vaak dat ik, als ik geen vroege appointments heb, ik liever een half uurtje langer blijf liggen. Hoe bevang je dit nou? Maak de avond van te voren clear wat je wil gaan doen. Schrijf het op of zorg dat je het onthoudt. Zelf de simpelste dingen als het draaien van een wasje kunnen ervoor zorgen dat je wel opstaat ipv net iets langer te blijven liggen.

2. Wees productief in de ochtend.
Dit hangt een beetje samen met het vorige punt. Maar het is ook belangrijk dat je echt iets nuttigs hebt om te doen. Check je mail, lees wat RSS feeds en ruim wat op.

3. Zorg voor genoeg slaap
Niet meer dan logisch. Het is goed voor je imuumsysteem, je blijft er fit door en je voelt je stukken lekkerder overdag. Op het moment dat je op tijd op staat terwijl je niet genoeg geslapen hebt, heeft het geen zin. Je zal niet productief kunnen zijn.

4. Ga op tijd naar bed
Als je genoeg slaapt en vroeg wil op staan, is het logisch dat je op tijd naar bed moet gaan ;) Laat in de avond ben je meestal toch niet productief. Zelf merk ik, net als Dave Cheong, dat ik na 11′en al half aan het afronden ben, maar vaak toch nog wel tot 1 uur op blijf. De tijd die een mens nodig heeft om te slapen verschilt heel erg, dus zorg dat je hier een goed aantal uren voor vind. Dit is na een paar keer testen wel uit te vinden. Zelf vind ik het prettigst om ongeveer 8 uur te slapen. Half uurtje meer of minder gaat meestal ook nog wel. Zit het erg veel naar die tijd, minder dan 7,5 of meer dan 8,5 merk ik wel dat vrij suf ben de eerste uurtjes.

5. Slaap efficienter
Ook al slaap je nog elke nacht op tijd en lang genoeg, soms slaap je als nog voor geen meter. Zelf merk ik dat als ik op tijd naar bed ga en van te voren even een kwartiertje lees, ik het beste slaap. Ook werkt het bij mij goed om geen alcohol te drinken als ik goed wil slapen (Ja, dit is een killer voor de studenten ;)). Lege maag of volle maag vlak voor het slapen gaan is ook geen aanrader. Zorg ervoor dat er tussen de tijd dat je gaat slapen en je laatste maaltijd minimaal een uurtje zit. Een goed bed is ook een pré om lekker te slapen.

6. “nog even 10 minuutjes blijven liggen ….”
Uh.. nee! Iedereen heeft wel last van het stemmetje dat tegen je zegt: “Ik kan nog best wel 10 minuutjes langer blijven liggen en me straks net iets meer haasten …”. Niet doen! Ga niet in discussie met het kwaadaardige stemmetje dat je vertelt dat je nog wel even 10 minuten langer kan blijven liggen, maar …

7. Spring je bed uit!
Op het moment dat je op wil staan, verlaat dan direct je bed. Als je je bed eenmaal uit bent is het more likely dat je echt wakker wordt en wakker blijft. Het meest effectief is om zelfs helemaal direct de slaapkamer te verlaten.

8. Gebruik een alarm, maar niet de snooze.
Gebruik de snooze functie niet! Daardoor blijf je toch alleen maar liggen. Zorg ervoor dat je er meteen uit gaat, zoals aangegeven bij punt 7. Wat ook belangrijk is, is dat de wekker niet binnen arm bereik staat. Hierdoor druk je hem toch maar weer uit waardoor je weer in slaap valt. De wekker een stukje verder weg is dus best belangrijk.

9. Zorg voor routine
Zorg ervoor dat je op tijd op staat. Niet alleen doordeweeks, maar ook in het weekend. Jawel, dit is waarschijnlijk het meest pittige punt, op tijd op staan in het weekend, maar het is wel essentieel om een goede routine te ontwikkelen.

10. Zorg dat je iets hebt om naar uit te kijken
Zorg dat er iets is, in de ochtend, waar je naar uit kijkt. Zelf ben ik altijd wel nieuwsgierig naar de laatste RSS nieuwtjes en mailtjes. Meestal heb ik in de ochtend ook wel eetlust, ontbijten is voor mij ook iets waar ik naar uit kijk, zeker als ik er een beetje de tijd voor heb. Dit punt is per persoon verschillend, denk bijvoorbeeld aan het kijken naar het nieuws, relaxt ontbijten, je GTD lijstje doorscannen naar producitiviteit of het relaxt lezen van je ochtendkrantje.

11. Wees gewaarschuwd voor de consequenties
Weet dat de tijd die je in producitiviteit ‘s ochtends mist, ‘s middags langer door moet werken. Denk aan al die dingen die je mist als je niet op tijd op staat. Gemiste kansen, gemiste feitjes & weetjes & dingen die je misschien later goed kan gebruiken. Boze projectgenoten / collega’s omdat je weer 5 minuten later binnekomt (Ja Eddie en JB, na deze post kom ik vanaf nu ECHT altijd op tijd! ;). Dat soort dingen dus!

12. Zorg dat er geen optie is om uit te slapen
Belangrijke meetings vroeg in de ochtend plannen werkt bij dit punt goed. Als je een belangrijke afspraak hebt om 9 uur is er simpelweg de mogelijkheid niet om tot half 9 in bed te blijven liggen. Zorg dat je ‘s ochtends dus belangrijke afspraken of besprekingen hebt.

13. Zorg voor een soortgelijk gemotiveerd maatje
Sinds ik ‘s ochtends de laatste tijd met Vincent afspreek om op tijd naar school te fietsen (9 uur voor de flat, vaak + 15 CMD minuten ;)) Maar dit zorgt er wel voor dat ik op tijd richting school ga (Jawel, half 10 op school zijn is vroeg voor een CMD’er)

14. Let op je tijden
Als je let op de tijden dat je opstaat, is het makkelijker om gemotiveerd te blijven. Zie je dat je de hele week al op tijd op staat, dan is het makkelijker om ook weer op tijd naar bed te gaan.

15. Review de dingen die je hebt bereikt
Dit punt hangt samen met punt 14. Het is vooral belangrijk dat als het niet werkt, je aanpak te veranderen. Lukt het ECHT niet, ga dan na wat er niet klopt en hoe je het wel kan verbeteren.

Conclusie
Vroeg opstaan is niet easy. Zorg voor consistentie, routine en een goed bed. Het is ook erg belangrijk om het vol te houden, stop je na een paar dagen en ga je weken erna er weer mee verder, dan is het stukken moeilijker om weer in het ritme te komen. Heb je het ritme eindelijk goed, zorg er dan voor dat je in het ritme blijft. Als je goed in het ritme zit zal je merken dat je meer gedaan krijgt en de kwaliteit van je leven verbetert!

Ik ben zeer benieuwd of het voor mij zal werken, ik ga het in ieder geval zeker uitproberen. Half 12 naar bed en 9 uur op school zijn wordt mijn nieuwe streven!

Dit artikel is een vrije vertaling van Dave Cheong’s Waking Up Early; 15 tips that work.